消防計画の変更はどんな時に必要か？誰に頼んだらいいのか？

１．消防計画の重要性と変更の意義

まず大前提として、消防計画は「火災を起こさない・広げない」ための基本方針を示すものです。建物の特徴や利用者の数、従業員の配置や設備の状況などを踏まえて作成され、初期消火や避難誘導、消防機関との連携など、火災時に必要な行動を具体的に示します。

建物の利用形態や人の動き、設備の状態は日々変化する可能性があります。こうした変化を正しく計画に反映していないと、いざというときに「想定外の事態」に陥り、スムーズな消火活動や避難誘導ができない恐れがあるのです。そのため、状況に応じた計画の見直しは、防火管理において極めて重要なステップといえます。

２．消防計画の変更が必要となる主なケース

以下のような場面では、消防計画の変更が不可欠です。防火管理者や管理権原者は、これらの事由を把握した段階で速やかに既存の計画書を見直し、必要に応じて消防署への変更届を提出しましょう。

管理権原者または防火管理者の変更
建物の所有者や管理責任者が変わったり、防火管理者を新しく選任した場合には、指揮命令系統や担当者の連絡先が変わります。これを計画書に反映しないままだと、火災時の指示系統が混乱してしまいかねません。必ず関係者の役職や連絡網を修正し、迅速な対応ができるよう準備しておきましょう。
自衛消防組織の変更
消防計画には、自衛消防組織の構成や組織長の氏名、班員の配置などが記載されています。組織全体に大きな改編があったり、組織長が変わったりした場合、新体制での消防訓練のやり方や責任分担を再設定する必要があります。特に、施設が大規模で人員が多いほど、スムーズな連携を確保するためにも変更手続きが重要です。
防火対象物の用途の変更
事務所として使っていた区画を飲食店に改装する、倉庫だった場所をイベントスペースに変更するなど、用途が変われば火気使用や必要な消防用設備の種類も変わります。利用者数や滞在時間が大きく増減することもあるため、避難経路や誘導計画を改めて検討しなければなりません。
増改築やテナントの増床・減床による管理範囲の変更
建物の一部を増築・改築したり、テナントの入居・退去、テナントのスペースを拡張・縮小したりする場合、管理権原者の責任範囲が変わります。消防計画には各フロアや区画の避難経路、消火器の配置場所などが記載されているため、変更内容を忠実に反映しておかないと、実態と計画との間にズレが生じてしまいます。
増改築やテナントの変更に伴う消防設備の点検整備に関する事項の変更
部屋の仕切りを移動したり、新たにガス機器や厨房設備を導入する場合などは、自動火災報知設備の配置や排煙設備の有無も見直す必要があります。設備の追加・撤去・移設を実施する場合は、それらの管理方法や点検スケジュールも計画書に明記しておきましょう。
避難施設、消防用設備等の点検整備・維持管理に関する変更
避難階段を新設したり、非常口を増設したりした場合には、利用者の動線や点検項目が変わります。また、既存設備の更新や修理、定期点検の契約内容が変わる場合なども、計画書へ正確に反映することで情報の一元管理を図ります。
防火管理業務の一部を委託した内容の変更（受託者、受託方式、受託範囲等）
建物の防火管理業務を外部に委託している場合、受託者や委託範囲、契約方式が変わることもあります。たとえば、委託範囲が拡大されて設備点検まで含まれるようになった場合などは、計画書の記述を更新しなければなりません。契約内容の変更が反映されていないと、火災時や点検時にどこまでが委託先の責任範囲なのか混乱する恐れがあります。

３．変更手続きの流れとポイント

既存計画との対照・差分の洗い出し
まずは、既存の消防計画書を確認し、どの部分に変更が生じるのかをリストアップします。大幅なレイアウト変更がある場合は、新旧対照表を作成して比較するとスムーズです。
計画書の修正と必要書類の準備
修正内容を盛り込んだ消防計画書を作成（または改訂）します。場合によっては添付図面（避難経路図や設備配置図など）の更新が必要になるでしょう。また、防火管理者選任届出書など別途必要な書類があれば忘れずに準備します。
消防機関への届出
変更した計画書などの提出先は、建物が所在する地域を管轄する消防署です。担当部門や提出書類の様式が自治体によって若干異なる場合があるため、事前に管轄消防署の指示を仰ぐと安心です。届出後、消防署が内容を確認し、不備があれば修正を求められることもあります。
社内周知と実務運用
消防計画書は、書類を提出して終わりではありません。実際に施設を利用する人々（従業員やテナント関係者）が、計画書の変更内容を把握し、火災が発生した場合に円滑な初期消火や避難が行えるよう、教育や訓練を実施することが大切です。

４．消防計画作成の代行は行政書士に依頼を

実は、消防計画書の作成や変更届の手続きを他人（第三者）が受任する場合、行政書士法上、行政書士の独占業務となっています。これは、官公署に提出する書類の作成を業として行うには、行政書士など所定の資格が必要とされるためです。消防計画の代行業者を利用する場合は、必ず行政書士資格の有無を確認し、正式に業務を依頼することが大切です。行政書士または行政書士法人のみが報酬を得て消防計画の作成の代行を受任することができます。行政書士でない者（元消防士、消防設備士など）や行政書士法人でない株式会社などが報酬を得て消防計画の代行をするとネットに掲載している場合がありますが、仮に行政書士がサポートしていたとしても、直接消防署に提出する消防計画を報酬を得て作成代行することは、行政書士法違反となります。法令を遵守しない者や会社が適切な官公署に提出する書類を作成することは期待できませんので、ご注意が必要です。

4-1．行政書士に依頼するメリット

法令知識が豊富
行政書士は、消防法や建築基準法、行政手続き法などの幅広い法令知識を備えています。法改正にも迅速に対応できるため、常に最新の基準を踏まえて書類作成や届出手続きを進めることができます。
書類作成・届出手続きの手間を軽減
施設管理者が自力で書類を作成し提出するのは大変です。行政書士に依頼すれば、建物の実態に合った計画書を正確に作成し、締切や提出先に関するスケジュール管理も任せることができます。
指導・助言を受けられる
消防計画そのものの改善点や、より効果的な防火対策の提案など、実務的なアドバイスも期待できます。特に大規模施設や複合用途ビルなどは、専門家の見地が大きく役立つでしょう。

５．東京の「消防防災手続支援ステーション」へ依頼しよう

東京都内を中心に活動している「消防防災手続支援ステーション」は、消防法に精通した行政書士が運営する専門機関です。消防計画の新規作成から変更手続きの代行、さらに防火管理者選任や設備に関するアドバイスまで、幅広くサポートを行っています。

幅広い経験と実績
行政書士資格を持つスタッフが多数の事例に携わってきたため、さまざまな業種・規模の施設に対応可能です。複雑な用途や構造を持つ建物でも、最適な消防計画の策定をサポートします。
最新情報を反映した計画書作成
消防法や建築基準法は、社会情勢や技術進歩に合わせて改正が行われることがあります。消防防災手続支援ステーションは常に最新の法令情報をキャッチアップしており、適切な書類作成とアドバイスを受けることができます。
スムーズな行政手続き
行政書士が直接、書類作成から役所とのやり取りを代行するため、施設管理者側の手間と時間を大幅に削減できます。突発的な変更が必要になった場合も柔軟に対応してくれる点が大きな魅力です。

消防計画の作成や変更は、防火管理体制を整備するうえで欠かせない重要な手続きです。プロの行政書士に依頼して正確かつスピーディーに進めることで、火災リスクを最小限に抑え、利用者や従業員の安心・安全を守りましょう。

６．トラブルを避けるための注意点

届出を怠らない
変更内容が確認されないままに火災が発生すると、想定外の避難経路不備や設備不足によって人的・物的被害が拡大するリスクがあります。また、法令違反として指摘を受け、処罰の対象となる場合もあるため注意が必要です。
計画書は常に最新の状態に
施設の状況は刻々と変化します。大幅な変更だけでなく、日常的なレイアウト調整や設備更新も小さな変更と捉え、定期的に見直す習慣をつけると良いでしょう。
関係者への周知を徹底する
消防計画の変更内容が防火管理者だけの頭の中にとどまり、実際の従業員やテナントが知らない状態になっていないか。特に、日頃から施設を利用する人々への共有が不十分だと、せっかくの計画が形骸化してしまいます。
外部専門家との連携
消防法規は複雑であり、建物ごとに求められる要件が異なります。消防設備士や建築士、防災コンサルタントなど専門家の協力を得ることで、より的確な変更手続きや防火対策を行うことができます。さらに、行政書士が代行できる範囲を把握しておくと、スムーズに依頼先を決められます。